SOLIDWORKS PDM: So vermeiden Sie doppelte Dateien

In SOLIDWORKS PDM Professional gibt es zwei scheinbar ähnliche Befehle: Einfügen und Als Freigegeben Einfügen. Der Unterschied ist entscheidend für die effiziente Dateiverwaltung, die Vermeidung von Dubletten und eine saubere Workflow-Historie. Dieser Beitrag zeigt die Unterschiede, Best Practices und typische Stolperfallen.

Der Standardbefehl: „Einfügen“

Bei Einfügen wird eine Datei von Ordner X nach Ordner Y kopiert (z. B. Strg+C → Strg+V oder per Rechtsklick). Das erzeugt zwei Dateien mit identischem Inhalt zum Kopierzeitpunkt, aber unterschiedlichen PDM-IDs – ohne jeglichen Bezug zueinander. Jede Datei entwickelt sich unabhängig weiter (Status, Änderungen, Inhalte).

Beispiel: Datei VV_Suivi_FVUT_2024.xlsx kopieren.

Schritt 1: Rechtsklick → Kopieren.

Schritt 2: Im Zielordner Einfügen.

Ergebnis: identischer Inhalt, unterschiedliche PDM-IDs, keine Verknüpfung.

Die neue Datei wird anschließend eingecheckt und tritt mit eigenem Lebenszyklus in den Workflow ein.

Einchecken: eigener Workflow-Status.

Beide Dateien haben denselben Namen, aber unterschiedliche IDs und Status.

Hinweis: Je nach Tresor-Konfiguration (Einstellung „Doppelte Dateinamen“) können unterschiedliche Dateinamen erforderlich sein.

Tresor-Einstellungen für doppelte Dateinamen.

Empfehlung: eindeutige Namen für SLDPRT, SLDASM, SLDDRW.

Weitere Beispiele zu Namensregeln.

Die Alternative: „Als Freigegeben einfügen“

Als Freigegeben einfügen macht eine Datei in mehreren Ordnern sichtbar – ohne Dubletten zu erzeugen. Name, ID und Status bleiben in allen Instanzen identisch.

Voraussetzungen: Berechtigungen in Workflow-Stati und Zielordnern:
– „Datei mit einem anderen Ordner freigeben“
– „Per Einfügen geteilte Dateien löschen“
„Per Einfügen geteilte Dateien zerstören“ nur PDM-Administrierenden zuweisen.

Beispiel: Berechtigungssicht.

Beispiel: Workflow-Statusberechtigungen.

Beispiel: Gruppen-/Benutzerrechte.

Wichtiger Hinweis: Geteilte Dateien nicht für SOLIDWORKS-Dateien mit Referenzstrukturen (SLDPRT, SLDASM, SLDDRW) verwenden. Für Office-/Dokumentdateien ist es ideal.

Methode 1: Kontextmenü

1. Datei per Rechtsklick Kopieren.
2. Im Zielordner Rechtsklick → Als Freigegeben einfügen.

Schritt 1: Kopieren.

Schritt 2: Als Freigegeben einfügen.

Ergebnisansicht

Kein erneutes Einchecken nötig. Geteilte Dateien sind am grauen Symbol erkennbar.

Symbolik: graues Overlay.

Beispiel-Icons für geteilte Dateien.

Gleicher Name, gleiche ID, gleicher Status in allen Instanzen.

Rechtsklick → Eigenschaften …

Reiter Verknüpfungen: zeigt alle Ordner, in denen die Datei geteilt ist.

Methode 2: Drag & Drop mit Rechtsklick

1. Zwei Explorer-Fenster nebeneinander öffnen.
2. Datei mit Rechtsklick greifen, in den Zielordner ziehen und loslassen.
3. Im Menü Hier öffentlich wählen.

Rechtsklick-Drag: Hier öffentlich wählen.

Ergebnis identisch zu Methode 1.

Vergleich: beide Methoden erzeugen geteilte Dateien.

Praxis-Hinweise zu geteilten Dateien

• Auschecken: Wird eine geteilte Datei ausgecheckt, ist die lokale Kopie im entsprechenden Ordner beschreibbar; alle anderen Instanzen sind für denselben Benutzer/Arbeitsplatz als ausgecheckt markiert.

Markierungen beim Auschecken.

• Einchecken: Nur im in der Spalte „Ausgecheckt in“ gezeigten Ort möglich; andere Orte führen zu einer Meldung.

  

  Fehlermeldung beim Einchecken am falschen Ort

Fehlermeldung beim Einchecken am falschen Ort.

• Löschen: Geteilte Dateien lassen sich über Löschen entfernen. Existierende Verknüpfungen verweisen dann auf die verbleibende Instanz. Zum Entfernen solcher Links: übergeordnete Datei auschecken und benutzerdefinierte Referenzen anpassen.

  

  Geteilte Datei löschen: Kontextmenü

Löschen über Kontextmenü.

Bestätigungsdialog.

Beispiel: referenzierte, geteilte Datei.

Warnmeldung beim Löschen.

Ergebnis: Link zeigt auf verbleibende Instanz.

Hinweis: Der Befehl Als Referenz einfügen wird in einem separaten Beitrag behandelt.

Vorteile auf einen Blick

• Keine Dubletten: Eine Datei, mehrere sichtbare Orte.
• Konsistenz: Änderungen gelten für alle Instanzen (gleiches Objekt, gleiche ID).
• Transparenter Workflow: Einheitlicher Status über alle Ordner.
• Flexibel im Alltag: Unterschiedliche Cache-Versionen je Ordner möglich.

Fazit

Einfügen ist schnell, erzeugt aber leicht redundante Dateien ohne Bezug. Als Freigegeben einfügen sorgt für Ordnung, reduziert Dubletten und hält Workflows konsistent – ideal für Office-/Dokumentdateien, die an mehreren Stellen benötigt werden. Für SOLIDWORKS-Dateien mit Referenzen gilt weiterhin: eigene, eindeutige Dateien verwenden.

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